SharePoint چیست؟

 

در یک تعریف ساده، SharePoint مجموعه ابزارها، محصولات و تکنولوژی‌هایی است که در جهت ایجاد یک بستر اطلاعاتی برای ”اشتراک“ و ”جستجوی“ اطلاعات در یک محیطی متشکل از تولیدکنندگان و مصرفکنندگان اطلاعاتی بوجود آمده‌اند.

در این تعریف تقریبا ساده، سه کلمه کلیدی ذکر شد که مفهومی را بیان می‌کند که در ادامه بیشتر بر روی آن تکیه خواهیم کرد، دلی بصورت خلاصه، می‌توان این تعریف را معادل با ”ابزاری برای همکاری اطلاعاتی“ دانست. راجع به این مفهوم بیشتر توضیح خواهیم داد.

ابزارها و محصولات SP

همانطور که اشاره کردیم، SharePoint مجموعه‌ای است از تکنولوژی‌ها و محصولات.

این تکنولوژی، بستر و امکانات اولیه لازم برای ارایه سرویس‌های لازم را فراهم می‌سازد. این تکنولوژی، از تکنولوژی‌های خانواده Microsoft Windows 2003 بوده و تمامی محصولات و ابزارهای مرتبط بر این تکنولوژی وابسته‌اند.

WSS یا ... در اصل ابزار و محیط ارایه شده استاندارد این تکنولوژی بوده و امکاناتی را که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت را فراهم می‌سازد. WSS تنها بر روی سرورهای WindowsServer2003 و بالاتر پشتیبانی شده و طبیعتا کل مبحث SharePoint را به این سرور وابسته می‌کند. بطور خلاصه این امکانات شامل سرویس‌های اشتراک و جستجوی اطلاعات یا به تعبیری همان Collaboration می‌باشد. (این کلمه را باید یاد بگیریم)

سرور SPS یا ... در اصل سروری است برای مدیریت، گسترش و یکپارچگی این تکنولوژی، بخاطر داشته باشیم که نام کامل WSS بیانگر Windows-ی بودن این سرویس‌ها بوده ولی SPS بیانگر این می‌باشد که این سرور، در مجموعه سرورهای Office مطرح است.

 ما در ادامه مطالب به ارتباط بین این دو سرویس و تکنولوژی، بیشتر خواهیم پرداخت.

معرفی یک کلمه

بگذارید در همین ابتدا یک کلمه نه چندان جدید را به شما معرفی نمایم: این کلمه Collaboration است. که ما قبلا آن را بکار گرفتیم، ولی بگذارید معنی آن را در فرهنگ‌های مختلف بررسی کنیم.

در Wikipedia، به عنوان فرهنگ لغت Web، این کلمه از نظر ریشه‌یابی، از یک کلمه فرانسوی ...، و قبل از آن یک ریشه لاتین به مفهوم ”to work with“ دارد.

دیکشنری Oxford، به کاربرد این مفهوم در فضاهای علمی و فرهنگی تاکید داشته،

و فرهنگ Webster، فضای کاربردی آن را فضاهای هوشمند می‌داند.

جالب اینکه Cambridge، هدف مشترک گروه را تاکید می‌ورزد.

حال با قبول تمامی این مفاهیم، ترجمه‌ای که در presentationهای من و همکارانم سراغ خواهید گرفت، حول مفهوم همکاری تیمی، یا همکاری اطلاعاتی گروهی خواهد بود. اهمیت این کلمه از آنجا ناشی می‌شود که می‌توان چنین توصیف نمود.

بگذارید در همین ابتدا یک کلمه نه چندان جدید را به شما معرفی نمایم: این کلمه Collaboration است. که ما قبلا آن را بکار گرفتیم، ولی بگذارید معنی آن را در فرهنگ‌های مختلف بررسی کنیم.

در Wikipedia، به عنوان فرهنگ لغت Web، این کلمه از نظر ریشه‌یابی، از یک کلمه فرانسوی ...، و قبل از آن یک ریشه لاتین به مفهوم ”to work with“ دارد.

دیکشنری Oxford، به کاربرد این مفهوم در فضاهای علمی و فرهنگی تاکید داشته،

و فرهنگ Webster، فضای کاربردی آن را فضاهای هوشمند می‌داند.

جالب اینکه Cambridge، هدف مشترک گروه را تاکید می‌ورزد.

حال با قبول تمامی این مفاهیم، ترجمه‌ای که در presentationهای من و همکارانم سراغ خواهید گرفت، حول مفهوم همکاری تیمی، یا همکاری اطلاعاتی گروهی خواهد بود. اهمیت این کلمه از آنجا ناشی می‌شود که می‌توان چنین توصیف نمود.

تکنولوژی SharePoint

اما برگردیم به معرفی تکنولوژی SharePoint :

همانطور که گفتم، MS SharePoint ابزار فراهم نمودن همکاری‌های اطلاعاتی، یا همان Collaboration در سطح سازمان می‌باشد. بنابراین هدف غایی آن را می‌توان ایجاد یک بستر برای همکاری تیمی در سطح سازمان دانست. دقت کنید که ما بر روی اندازه سازمان تکیه نمی‌کنیم و در این کار عمدی نهفته است.

نکته دیگری که بایستی به ان توجه کرد، Web based بودن ماجرا است، یعنی اینکه، تمامی اسن خدمات در قالب سایت‌ها و سرویس‌های تحت وب، به کاربران ارایه خواهد شد. بر این اساس، کاربران می‌توانند با داشتن اختیارات لازم، سایت‌های SP را به آسانی ”ایجاد و Create“ کرده، ”مدیریت“ نموده و در صورت نیاز ”سایت‌های تخصصی و شخصی“ خود را بسازند.

همانطور که اشاره شد، با توجه به Web based بودن این امکانات، نه تنها مهم نیست شما در کجای سازمان مستقر شده باشید، بلکه حتی محل جغرافیایی شما بر روی کره زمین نیز مهم نخواهد بود.

قبلا اشاره کردیم که SP، عضوی از خانواده Office می‌باشد، و این در عمل به اثبات رسیده است، چرا که با ظهور Office2003 می‌توان امکانات SP و اتصال به سایت‌های آن را حتی در  همین برنامه PowerPoint نیز مشاهده نمود. همین جا بگذارید این خبر را هم منتقل کرده باشیم که عمده امکانات جدید Office12، نگارش بعدی Office حول محور XML و SP خواهند بود.

از مهمترین مزایای  دیگر این تکنولوژی می‌توان به پشتیبانی از WebPart-ها و Biztalk نام برد. که در نگارش‌های آخر این دو، در واقع شاهد اوج هنرنمایی MS در استفاده از XML هستیم.

معرفی WSS

همانطور که مطرح شد، SP در اصل بستر و هسته مرکزی تکنولوژی‌های MS برای ایجاد و راهبری سایت‌های تیمی و اطلاعاتی  می‌باشد.

این خدمات و امکانات، جزیی از زیرساخت‌های اطلاعاتی جدید در مجموعه سرورهای Win2003Server بوده و اگر چه نسخه قبلی آن بر روی Server2000 ارایه شد، ولی نسخه‌ای که هم اکنون مطرح است، از امکانات فوق‌العاده جدید Server2003 بهره می‌گیرد.

ما تا اینجا بیشتر SP را به عنوان یک ابزار آماده برای استفاده end-user-ها مطرح کردیم ولی در اصل این خدمات می‌توانند به عنوان یک زیرساخت و یک Framework برای برنامه‌نویسان برای Developmentهای خاص مد نظر قرار گیرد.

عمده خدمات این تکنولوژی شامل ذخیره و اشتراک پرونده‌ها و اطلاعات، ارایه فضاهای کاری و انجمن‌هایی بر مبنای مستندات، task-ها، Calendar-ها و ...  و البته امکانات مناسب برای مدیریت آسان محتوی و فعالیت‌های سایت‌ها می‌باشد.

چیزی که من تاکید زیادی روی آن دارم، سادگی و کارایی توام این خدمات، هم در سطح کاربری نهایی و هم در سطح Dev و Dep. می‌باشد.

معرفی SPS

 SPS یا ... در واقع راه‌کار یا Solution شرکت MS برای مفهوم پورتال داشتند. نکته مهم رویکرد این پورتال می‌باشد، به این مفهوم که ایده اصلی این پورتال، ارتباط ”کاربران“، ”گروه‌ها“ و ”اطلاعات یا دانش سازمانی“ به یکدیگر می‌باشد. بحث مدیریت دانش را آقای مهرانی به تفصیل دنبال خواهند نمود.

در این سرور، مفاهیم کاملا جدیدی همچون Single Sign-on‌و امکانات خاص Integration-ی دیده شده‌اند، که فعلا در حد ذکر نام از آنها بسنده می‌کنیم.

این سرور تاکید زیادی روی سهولت کاربری و مدیریت توام دارد. بر این اساس امکانات مدیریتی و پیاده‌سازی متنوع و کارآمدی تولید و ارایه شده‌اند.

امکانات جستجو، که برای هر سطحی از اطلاعات، کاربران، و گروه‌ها ایجاد شده‌اند، آنها را practical و کاربردی می‌کنند.

بحث Customization برای تمامی گروه‌ها و اطلاعات در نظر گرفته شده و کاربران می‌توانند محتوای سایت‌های مورد نظر خویش را کنترل نمایند.

ارتباط بین WSS و SPS

ÛWSS یا ... در جهت ایجاد سایت‌های همکاری و عملیاتی تیمی، فضاهای هوشمند زیادی را بوجود می‌آورد.

ÛSPS یا ... با نسبت دادن این فضاهای هوشمند، افراد، دانش فنی و فرآیند‌های عملیاتی به یکدیگر، سازمان‌های هوشمند را ایجاد می‌کند

امکانات و ویژگی‌های SP

خوب تا اینجا بصورت کلی امکاناتی از این تکنولوژی و محصولات را ذکر کردیم، بیایید نگاه نزدیک‌تری به این امکانات، در محدوده بیشتر WSS‌داشته باشیم.

1- بجای اینکه فایل‌ها و پرونده‌ها را در پوشه‌های به اشتراک گزاری شده قرار دهیم، WSS سایت‌هایی را برای به اشتراک گذاری پرونده‌ها مهیا می‌کند که به امکاناتی نظیر Check-in و Check-out، امکان Versioning، متادیتاهای تخصصی، و نماهای متنوع و سفارشی مجهز است.

2- سایت‌های SharePoint می‌توانند انواع مختلفی از اطلاعات شامل تقویم، دفترچه تلفن، اعلامیه‌ها، اخبار، مقالات، و ... را در خود ذخیره نموده و با به اشتراک گذاردن آنها می‌توانید فضاهای هوشمندی را در داخل سازمان‌ها پدید آورید.

3- می‌توان به کاربران سایت‌های SharePoint امکان ایجاد سایت‌های جدید یا مدیریت و تغییر سایت‌های موجود را داده، یا حتی آنها را قادر ساخت تا سایت‌های خاصی را بصورت الگوهای کاری ذخیره نموده و آنها را در جاهای دیگر مورد استفاده قرار دهند.

4- اگر چه کاربران می‌توانند از امکانات مدیریتی سایت‌ها برای ایجاد، تغییر و ... استفاده نمایند، ولی بخش IT کماکان می‌تواند از ایجاد یک سایت جدید، تغییر آن، بلااستفاده ماندن آن و ... با خبر شده و یا حجم اطلاعات آن را کنترل نماید.

5- می‌توان SharePoint را در یک مجموعه سرور طوری پیاده‌سازی نمود که بتواند ده‌ها هزار سایت و چند صد هزار کاربر را پشتیبانی نماید. این امکان با پشتیبانی از خدمات Load Balancing در سطح سرورهای وب و خدمات Server Clustering برای همه انواع داده‌ها، مهیا می‌گردد.

6- اگر چه SharePoint طوری طراحی شده که بتواند در یک مجموعه سرور و با مقیاس کاربری بالا عملیاتی شود، می‌توانید برای شروع Development، یا مرحله پروتوتایپ، آن را روی یک کامپیوتر نیز راه‌اندازی نمایید.

7- کاربران و متولیان سایت‌ها می‌توانند علاوه بر امکانات موجود، از WebPart-هایی که شما در اختیارشان قرار می‌دهید نیز استفاده نمایند. بر این اساس برنامه نویسان ASP.NET می‌توانند WebPart-هایی به منظور دستیابی به اطلاعات، Web Service-ها و ... توسعه دهند.

8- شما می توانید به محض اینکه SharePoint بر روی سرورتان نصب کردید، از امکانات مدیریتی تحت وب آن یا از ابزارهای استاندارد Command-line-ی استفاده نمایید. همچنین می‌توانید سرور‌ها یا سایت‌های آن را توسط مدل Microsoft .Net یا Web Service-هایی که توسط Third Party-ها توسعه یافته‌اند استفاده نمایید.

9- به واسطه Web Service-های ارایه شده در WSS، برنامه‌های MS Office همچون Word، Excel، OneNote، Outlook، Access و ...می‌توانند بصورت بنیادی از اطلاعات سایت‌های SharePoint استفاده نموده، Task-ها را تخصیص داده، پیگیری نمایند. و توسط e-mail یا MSN با دیگر کاربران ارتباط برقرار سازند.

10- WSS سایت‌ها و فضاهای منفرد عملیاتی بسیاری را توسعه می‌بخشد، SPS این فضاها را به افراد، اطلاعات، گروه‌ها، دانش و ابزارها متصل نموده و سازمان‌های هوشمند را ایجاد می‌کند.

11- مفاهیم و قابلیت‌های توسعه بیشماری را می‌توان در معماری SharePoint Portal سراغ گرفت که بصورت فهرست‌وارمی‌توان به مواردی زیر اشاره نمود: طبقه‌بندی موضوعی اطلاعات (Content Topics)، اخبار هدفمند (Targeted News)، سایت‌های شخصی، جستجو در محتوی، اعلان‌های در سطح سازمان، یکپارچگی با سیستم‌های سازمانی (Enterprise)

۱۰ مزیت اصلی شیرپوینت

    توانمند سازی تیمهای کاری با بکارگیری ابزارهای ارتباطی قدرتمند

    مدیریت ساده مستندات با اطمینان کامل از یکپارچگی موجود بین انواع مستندات

    رابط کاربری ساده و بالا بردن سرعت در راهبری و کاربری سیستم های مبتنی بر آن

    امکان پیاده سازی فرایندهای کوچک و بزرگ کاری

    امکان ایجاد ساده و سریع محیطهای مشترک کاری

    کاهش ریسک و پیچیدگی در تامین امنیت داده های تجاری

    کنترل حرفه ای سطوح دسترسی کاربران در دسترسی به منابع اطلاعاتی سازمان

    بهره گیری از سیستم اشتراک مستندات با امکانات پیشرفته ای چون: تحویل گرفتن و دادن فایلها، کنترل نسخه یندی، گردش کاری تائید محتوا، افزودن متا دیتا و نماهای سفارشی ،ویژگی پیشرفته سطل بازیافت امکان بازیافت سریع اطلاعات را نیز فراهم می آورد

    توسعه ساده سیستم ها و راه حلهای مبتنی بر آن با استفاده از ابزارهای رسمی و کمکی جهت برآورده سازی نیازهای تجاری شما

    فراهم سازی یک زیرساخت پیشرفته  و سودمند تحت وب برای پیاده سازی سایر سیستمهای اطلاعاتی درون و برون سازمانی

ÛSPS با استفاده از سایت‌های WSS صفحات پورتالی را برای افراد، اطلاعات و سازمان‌ها ایجاد می‌کند. اگر چه این سایت‌ها خاص SPS می‌باشند، آنها از تکنولوژی‌هایی مانند Web-Part-ها و Document Library استفاده خواهند نمود که توسط زیرساخت WSS ارایه می‌گردند.

این یکپارچگی، باعث کاهش هرچه بیشتر زمان و هزینه توسعه، آموزش و نگهداری سیستم‌ها می‌گردد.  

منبع: دریا